A partir de 3 de agosto de 2026, as empresas não optantes pelo Simples Nacional deverão preencher, obrigatoriamente, as informações relativas ao Imposto sobre Bens e Serviços — IBS e à Contribuição sobre Bens e Serviços — CBS em suas notas fiscais eletrônicas.
Com a entrada em vigor da nova exigência, os sistemas de autorização dos documentos fiscais passarão a validar automaticamente esses campos. Caso as informações estejam ausentes, incompletas ou inconsistentes, a nota fiscal poderá ser rejeitada no momento da transmissão.
Na prática, a rejeição impede a conclusão da emissão do documento fiscal e pode comprometer diretamente o faturamento, a expedição de mercadorias e a formalização das operações comerciais das empresas.
A obrigatoriedade do preenchimento dos campos de IBS e CBS já havia sido prevista para o início de 2026. Entretanto, após discussões técnicas envolvendo a Receita Federal, os estados e os municípios, o cronograma foi ajustado.
O adiamento teve como objetivo permitir que as empresas, os escritórios contábeis, as administrações tributárias e os fornecedores de sistemas de gestão tivessem mais tempo para adaptar os ambientes de emissão e transmissão dos documentos fiscais eletrônicos.
A partir de 3 de agosto, contudo, o preenchimento deixa de representar apenas uma etapa de preparação e passa a ser requisito necessário para a autorização da nota fiscal.
Em abril, aproximadamente 55% das notas fiscais emitidas por contribuintes enquadrados nos regimes de lucro real e lucro presumido já continham os campos relacionados ao IBS e à CBS.
Em junho, esse percentual teria alcançado 75% das notas emitidas por esses contribuintes, demonstrando avanço significativo na adaptação dos sistemas e procedimentos fiscais.
Entre as empresas optantes pelo Simples Nacional, que ainda não estão obrigadas ao preenchimento, cerca de 8% das notas fiscais já apresentariam as informações relativas aos novos tributos, revelando uma adesão antecipada de parte desse grupo.
Informações ainda possuem caráter informativo
Neste momento, os dados relativos ao IBS e à CBS inseridos nas notas fiscais possuem caráter predominantemente informativo e de parametrização dos sistemas.
Os novos tributos ainda não estão em sua fase definitiva de cobrança. O ano de 2026 é considerado um período de transição e testes, destinado à validação das estruturas tecnológicas, das regras de cálculo e da integração entre os sistemas tributários federal, estaduais e municipais.
Embora ainda não haja impacto financeiro direto equivalente à cobrança integral dos novos tributos, as empresas devem tratar o preenchimento das informações com atenção.
Os dados prestados nos documentos fiscais poderão ser utilizados na formação do histórico das operações, na validação das regras de apuração e em futuras verificações pelos órgãos fiscais.
A principal consequência da nova etapa será a validação automática dos campos de IBS e CBS pelo sistema autorizador.
Caso a nota fiscal seja transmitida sem as informações obrigatórias, ou contenha inconsistências na classificação tributária, na base de cálculo, nas alíquotas ou nos valores informados, o documento poderá ser rejeitado.
A rejeição não corresponde apenas a uma advertência. Enquanto o problema não for corrigido, a nota fiscal não será autorizada, o que poderá impedir a continuidade da operação.
Essa situação pode afetar:
- a emissão e o faturamento de pedidos;
- a saída e o transporte de mercadorias;
- a entrega de produtos aos clientes;
- a prestação de serviços vinculada ao documento fiscal;
- o cumprimento de prazos comerciais;
- a escrituração contábil e fiscal; e
- a integração entre empresas, transportadoras e clientes.
Por esse motivo, os ajustes devem ser concluídos antes da data de início das validações obrigatórias.
Prazo para correção e possibilidade de penalidades
Embora o período inicial seja de transição e não haja aplicação imediata de penalidades em todas as situações, o material divulgado informa que a legislação prevê prazo de 60 dias para a correção de inconsistências após a notificação do contribuinte.
Caso as irregularidades persistam, os órgãos fiscais poderão aplicar multas e realizar cobranças retroativas, observando o prazo legal de até cinco anos.
Essas verificações poderão alcançar obrigações relacionadas às administrações tributárias federal, estaduais e municipais.
Dessa forma, mesmo em um período de testes, o preenchimento inadequado dos documentos fiscais poderá produzir consequências operacionais e, posteriormente, fiscais.
Alíquota-teste de 1% em 2026
O modelo previsto para 2026 contempla uma alíquota-teste total de 1%, relacionada ao IBS e à CBS.
Essa alíquota será utilizada para simulação e validação do funcionamento do novo sistema tributário, sem representar, neste momento, o recolhimento efetivo e definitivo dos tributos nos mesmos moldes que serão aplicados nos anos seguintes.
O objetivo é testar:
- a emissão dos documentos fiscais;
- as classificações tributárias;
- as bases de cálculo;
- a apuração dos tributos;
- o aproveitamento de créditos;
- a integração dos sistemas; e
- a distribuição das informações entre os entes federativos.
Apesar do caráter experimental, os dados devem ser informados corretamente, pois servirão de base para o desenvolvimento e aperfeiçoamento do novo modelo.
A proximidade da data exige atuação coordenada entre os setores fiscal, contábil, jurídico, comercial e de tecnologia.
As empresas devem revisar seus sistemas e procedimentos antes de 3 de agosto, evitando deixar a adequação para os últimos dias.
Além de reduzir o risco de rejeição das notas fiscais, uma preparação adequada permitirá que a empresa identifique antecipadamente eventuais impactos da Reforma Tributária sobre preços, contratos, créditos, fornecedores e operações comerciais.
