As empresas com mais de dois sócios possuem a obrigação societária de, anualmente, deliberar a respeito de matérias específicas; e, para tanto, será por meio de reunião de sócios (até dez) ou assembleia (mais de dez) – cujo objetivo é o mesmo, porém com maior formalidade. 

As matérias obrigatórias de deliberação anual são: (i) as contas dos administradores, balanço patrimonial e o resultado econômico; (ii) designação de administradores; (iii) qualquer outro assunto constante na ordem do dia; conforme estabelece o artigo 1.078 do Código Civil – CC.

A reunião/assembleia deve ocorrer em até 4 (quatro) meses após o encerramento do exercício social, conforme contrato social (sendo o mês de abril o que se concentra o maior número de reuniões), podendo ser de forma presencial, semipresencial ou digital, nos termos do art. 1.080-A do CC.

A ata da reunião/assembleia, deve ser redigida de forma clara, objetiva e sem rasuras, contendo a identificação da empresa, data, local, quórum, ordem do dia, transcrição das deliberações tomadas e deve ser assinada.

O documento tem finalidade comprobatória para futuros questionamentos de sócios. É uma ferramenta muito importante, independentemente do tamanho da sociedade. Uma vez registrada, a empresa deve manter o documento arquivado em seu livro de atas, físico ou digital, conforme a forma de escrituração adotada, garantindo organização, segurança jurídica e fácil acesso em caso de fiscalizações, auditorias ou eventuais questionamentos futuros entre os sócios.

Nas sociedades unipessoais, também recomenda-se redigir documento com as decisões, em especial quanto o administrador da empresa não é o seu titular.

Como o Código Civil determina que o administrador é pessoal e solidariamente responsável por eventual prejuízo praticado perante a sociedade ou terceiros, no desempenho das suas funções, a aprovação da sua prestação de contas pelos sócios o desonera desta responsabilidade.

O cumprimento rigoroso destas etapas é essencial para assegurar a transparência, a regularidade societária e a segurança jurídica da empresa. A observância dessas formalidades reforça a boa governança, previne conflitos entre os sócios e garante que a sociedade esteja sempre alinhada às exigências legais e às melhores práticas de gestão.