Em nosso último artigo sobre canal de denúncias, o apresentamos como uma ferramenta essencial dos programas de compliance, destacando, em linhas gerais, sua definição, importância, características fundamentais, os tipos de informações que devem ser filtradas e posteriormente investigadas, bem como formas de sua implementação nas empresas.

Na oportunidade, enfatizamos que o canal de denúncias é uma ferramenta obrigatória às empresas que têm CIPA constituída, por força da Lei n. 14.457/22, mas que sua utilização, mesmo às empresas que não têm a obrigatoriedade legal de instituí-lo, se mostra benéfica por permitir a identificação precoce de desvios éticos e ilícitos, contribuir para a mitigação de riscos e fortalecer uma cultura organizacional pautada pela ética, transparência e integridade.

A efetividade dessa ferramenta, no entanto, não se limita à existência formal de um canal para recebimento de relatos: para atingir sua finalidade, é necessário que as empresas estabeleçam procedimentos claros e estruturados para a investigação das denúncias recebidas e para a eventual aplicação de medidas disciplinares. Afinal, existir não é sinônimo de funcionar. 

Neste artigo, examinaremos como se desenvolve o procedimento de investigação no âmbito do canal de denúncias, abordando as diferenças entre investigação interna e externa, as principais etapas do processo investigativo e as medidas que podem ser adotadas ao final da apuração. 

Investigação de denúncias: interna x externa

Uma vez identificados elementos mínimos que indiquem a plausibilidade de uma denúncia recebida pelo canal de denúncias da empresa, pela existência de indícios de ocorrência de violação à legislação ou de normas/políticas internas, inicia-se a fase de apuração e investigação dos fatos narrados. 

Nesse momento, a investigação poderá ser conduzida internamente pela própria empresa ou externamente por autoridades públicas ou profissionais especializados, a depender da natureza da conduta relatada e da gravidade dos fatos.

Em regra, situações relacionadas a descumprimento de políticas internas, conflitos de interesse, corrupção, assédio, ameaças, danos ao meio ambiente, furtos, roubos, desvios de bens, racismo e preconceito em qualquer de suas formas, violações ao código de conduta ou outras irregularidades administrativas são objeto de investigação interna, conduzida por estruturas responsáveis pela integridade corporativa, como comitês de compliance, auditoria interna ou áreas de governança – sem prejuízo do posterior deslocamento para investigação externa ou particular.

Por outro lado, quando os fatos relatados indicam a possível ocorrência de infrações penais ou ilícitos de maior gravidade, pode ser necessária a atuação de autoridades públicas competentes, como nos casos de crimes contra a vida e a liberdade, crimes contra a liberdade sexual e crimes contra a integridade física, oportunidade na qual os procedimentos de investigação respeitarão as normas processuais e procedimentais específicas para tanto.

Independentemente da modalidade adotada, é essencial que o procedimento investigativo observe princípios fundamentais como confidencialidade, imparcialidade, documentação adequada das diligências realizadas e proteção do denunciante contra eventuais retaliações.

Procedimento de investigação interna

Quando a organização opta pela condução de investigação interna, é recomendável que exista um procedimento previamente definido, destinado a assegurar a análise técnica e organizada das denúncias recebidas.

Em geral, o procedimento investigativo inicia-se com o encaminhamento da denúncia ao órgão responsável pela integridade, como o comitê de compliance ou estrutura equivalente, que realizará uma análise preliminar para verificar se os fatos relatados são de sua competência e se existem elementos suficientes para o início da investigação.

Caso se conclua pela inexistência de indícios mínimos ou pela inadequação da denúncia ao escopo do canal, poderá ser determinado o arquivamento fundamentado do relato ou seu encaminhamento à área responsável pela matéria.

Por outro lado, sendo identificados elementos que justifiquem a apuração, inicia-se formalmente a investigação, definindo-se as diligências necessárias para o esclarecimento dos fatos.

Entre as principais medidas adotadas nessa fase, destacam-se:

• análise de documentos e registros internos;
• solicitação de informações complementares ao denunciante;
• entrevistas com pessoas envolvidas ou eventuais testemunhas;
• análise de dados operacionais, financeiros ou registros corporativos.

Durante todo o procedimento investigativo, é essencial que as informações coletadas sejam devidamente registradas e preservadas, observando-se boas práticas de documentação e, quando necessário, a cadeia de custódia das evidências, especialmente quando os elementos possam vir a ser utilizados em eventual procedimento judicial.

Concluída a fase inicial de coleta de informações, é comum a elaboração de um relatório preliminar, contendo a descrição dos fatos investigados, as pessoas envolvidas, as provas obtidas e a análise inicial do caso.

Caso não seja identificado motivo para arquivamento imediato, o investigado poderá ser formalmente comunicado acerca dos fatos apurados, podendo apresentar esclarecimentos e indicar testemunhas ou elementos que contribuam para o esclarecimento da situação.

Essa etapa garante maior transparência ao procedimento e assegura um mínimo de contraditório na apuração interna, permitindo que o investigado apresente sua versão dos fatos antes da conclusão da investigação.

Após a análise das manifestações apresentadas e das provas produzidas, o órgão responsável pela investigação elabora parecer conclusivo, indicando o arquivamento da denúncia ou a confirmação da infração e as medidas disciplinares cabíveis.

Deliberação e aplicação de medidas disciplinares

O relatório final da investigação costuma ser encaminhado ao órgão deliberativo competente da empresa, que decidirá sobre a homologação das conclusões da investigação e sobre a adoção das medidas cabíveis.

Caso seja confirmada a ocorrência de infração às normas internas ou à legislação aplicável, poderão ser aplicadas medidas disciplinares proporcionais à gravidade da conduta, considerando as circunstâncias do caso concreto e a posição ocupada pelo infrator na organização.

De acordo com a 11ª Pesquisa Nacional de Canais de Denúncias, realizada pela empresa “Be.Aliant”, medidas disciplinares equilibradas e proporcionais reforçam a confiança nos processos por meio da justiça percebida pelo público-alvo do Canal de Denúncias, acrescendo credibilidade ao programa de integridade e dissuadindo a prática de outras infrações, cenário que enfatiza a importância da efetiva aplicação de medidas corretivas e/ou punitivas aos desvios éticos e/ou ilícito legais cometidos. 

As medidas disciplinares podem variar de acordo com o vínculo do infrator com a empresa, bem como com a gravidade do desvio/ilícito praticado, podendo incluir, por exemplo:

• advertência verbal ou escrita;
• suspensão de atividades;
• rescisão contratual;
• desligamento por justa causa;
• exclusão societária ou outras medidas previstas em contrato.

Além das sanções internas, a organização poderá ainda comunicar os fatos às autoridades públicas competentes, caso sejam identificados indícios de infrações legais ou criminais, sem prejuízo das sanções aplicadas pela empresa.

Conclusão: a importância de procedimentos estruturados no Canal de Denúncias

A existência de procedimentos claros e formalizados para investigação de denúncias, assim como a efetiva aplicação de medidas disciplinares corretivas e/ou punitivas constituem elementos essenciais para a credibilidade do canal de denúncias.

A efetividade do canal de denúncias está diretamente relacionada à confiança que colaboradores, parceiros e demais stakeholders depositam no funcionamento desse mecanismo: quando as denúncias são apuradas de forma imparcial e transparente, e quando eventuais irregularidades são devidamente tratadas, reforça-se a percepção de que a organização atua de maneira íntegra e ética. 

Assim, quando conduzidas de forma técnica, imparcial e documentada, as investigações internas permitem não apenas a responsabilização de eventuais infratores, mas também a identificação de fragilidades em processos e controles internos, contribuindo para o aprimoramento contínuo das práticas de governança corporativa.